Warum nutzen die Piloten aller Airlines für ihre tägliche Arbeit Checklisten? Es liegt nicht daran, dass sie ihren Job nicht beherrschen, sondern daran, dass die Fehlerquote mit diesem einfachen Werkzeug drastisch reduziert wird. Ohne Checklisten lag die Zahl von fatalen Unfällen in der Luftfahrt messbar höher.
Was ist eigentlich eine Checkliste?
Ganz simpel gesagt, ist eine Checkliste eine Liste von Arbeitsschritten, die der Reihe nach abgearbeitet werden. In der Regel umfasst eine Checkliste alle Teilaufgaben, die ich durchführen muss, um eine größere Aufgabe zu erledigen. Wenn ich den Teilschritt erledigt habe, markiere ich dies, z.B. durch einen Haken hinter der Aufgabe.
In der Luftfahrt sind Checklisten seit Jahrzehnten selbstverständlich, in der produzierenden Industrie gibt es Unternehmen, die seit Jahren ähnliche Verfahren einsetzen und in den Bereichen Pflege und Medizin setzen sich Checklisten zunehmend durch.
Welche Vorteile hat eine Checkliste?
Eine Checkliste ist eine gute Zusammenstellung von Wissen, das in einem Arbeitsteam über die Zeit gesammelt wurde. Sie hilft, die Zusammenarbeit von mehreren Menschen an der gleichen Aufgabe zu organisieren, und ist eine wertvolle Hilfe bei der Einarbeitung neuer Team-Mitglieder.
Besonders in Situationen, in denen der Stresslevel hoch ist, helfen Checklisten, den Überblick zu behalten. Wieder ein Beispiel aus der Luftfahrt: Neben den Listen für die absolute Routine (Startvorbereitung, Start, Landung etc.) gibt es dort auch spezielle Listen für Notfallsituationen. Hier sind Lösungsansätze aus vorherigen Krisen verarbeitet und in eine gute Reihenfolge gebracht. Eine Checkliste für einen Alarm des Hydrauliksystems hilft den Piloten, erst einmal festzustellen, ob der Mangel real ist oder nur ein Sensor falsch auslöst. Dann folgen Schritte, um den Fehler zu beschränken, damit er sich nicht zu einer Katastrophe ausweitet. Zuletzt gibt es natürlich Anweisungen, wie man das Flugzeug trotz fehlerhafter Technik sicher weiterfliegt und landet.
Einen großen Vorteil bieten Checklisten bei Aufgaben, die unregelmäßig oder in langen Abständen ausgeführt werden. Wenn ich eine solche Aufgabe erstmals erledige, dann habe ich mich mit dem Thema beschäftigt, mir die Arbeitsschritte angelesen oder von Kollegen erklären lassen und führe sie durch. Das fühlt sich dann gut und logisch an, und ich habe das subjektive Gefühl, dieses Wissensgebiet ein für alle Mal begriffen und verinnerlicht zu haben. Doch wenn ich eine spezielle Aufgabe erst nach längerer Zeit erneut durchführen muss, habe ich vielleicht Details oder die Reihenfolge schon wieder vergessen. Für mich persönlich habe ich festgestellt, dass die Zeitspanne dafür zwischen wenigen Tagen und maximal drei Monaten liegt. Danach müsste ich mir das Thema neu erarbeiten, wenn ich mir keine Notizen gemacht habe.
Wenn ich meine Aufzeichnungen aber gleich in der Form einer Checkliste anlege, die aus kleinen überschaubaren Arbeitsschritten besteht und auch die Reihenfolge beschreibt, dann ist mir diese Liste eine große Hilfe bei der nächsten Gelegenheit, wo ich dieselbe Aufgabe durchführe.
Wie erstelle ich eine Checkliste?
Eine gute Checkliste soll diese Kriterien erfüllen: Sie muss klar und präzise sein, alle relevanten Schritte enthalten und so gestaltet sein, dass sie leicht verständlich und anwendbar ist. Wenn ich diese Kriterien bei der Erstellung meiner Checkliste beachte, kann ich die Aufgabe in Zukunft sicher und effektiv ausführen.
1. Zunächst formuliere ich, welchen Zweck die Checkliste erfüllen soll. Mögliche Zwecke sind, einen Ablauf zu standardisieren, mein Wissen für später aufzubewahren, meine Erfahrung mit anderen zu teilen, Fehler und Umwege zu vermeiden und zuletzt die Erledigung der Aufgaben zu belegen. Ich schreibe mir die Ziele auf, damit ich die nächsten Schritte daran ausrichten kann.
2. Jetzt lege ich mir eine Stichwort-Liste mit den Arbeitsschritten an, die auf die neue Checkliste gehören. Dabei achte ich zuerst noch nicht auf die Reihenfolge, wichtiger ist es, jeden Teilschritt zu erfassen. Wenn ich mir einigermaßen sicher bin, dass die Aufstellung vollständig ist, nummeriere ich die Schritte durch und bringe sie in die richtige Reihenfolge. Dann formuliere ich die Punkte so, dass sie dem Ziel der Liste entsprechen. Für eine Krisenliste ist das z.B. kurz und eindeutig in Befehlsform, für eine Einarbeitungsliste für neue Kollegen dagegen werde ich eher umfangreich formulieren. In jedem Fall ist meine Beschreibung präzise und enthält nur eine Aufgabe pro Teilschritt.
3. Wenn ich die Liste abgeschlossen habe, gehe ich die Punkte noch einmal durch und überprüfe, ob ich alles bedacht habe. Dabei kann es eine gute Hilfe sein, die Anweisungen tatsächlich noch einmal abzuarbeiten.
4. Jetzt ist es an der Zeit, meine Checkliste zu nutzen! Ich gebe jedem Schritt oder jedem Punkt genau so viel Aufmerksamkeit und Zeit, wie er benötigt. Dabei halte ich mich strikt an die Reihenfolge der Schritte. Falls ich abkürze oder etwas überspringen möchte, mache ich mir eine Notiz darüber und überprüfe später, ob der Schritt vielleicht unnötig ist oder die Reihenfolge nicht stimmt. Bei Bedarf markiere einen Schritt als „optional“, falls er nicht in jedem Fall abgearbeitet werden muss.
Eine Checkliste ist ein lebendiges Objekt, sie ist weder perfekt noch unveränderlich. Merke ich bei der Anwendung, dass etwas nicht stimmt, dann überarbeite ich die Checkliste (möglichst bald danach) und verwerfe die alte Version. Im beruflichen Umfeld gibt es Dokumentenmanagement-Systeme, die das für mich übernehmen können, aber ich kann auch einfach „Version 2“ darüber schreiben.
Beispiele für verschiedene Checklisten
Um dir eine Idee zu geben, wie eine gute Checkliste aussehen kann und in welchen Lebensbereichen sie dir helfen kann, hier ein paar Beispiele für Checklisten mit denen ich selbst bereits gearbeitet habe. Einige davon kennst du sicher, auch wenn du sie nicht als „Checkliste“ bezeichnen würdest:
Einkaufszettel
Ich kann meinen Einkauf vereinfachen, indem ich mir eine Liste anlege mit Dingen, die ich regelmäßig benötige. Diese Liste kann ich in die Reihenfolge bringen, wie die Waren in meinem bevorzugten Supermarkt angeordnet sind. Ich schreibe auch Genussmittel mit auf, dann kann ich mich streng an die Liste halten und habe trotzdem nicht das Gefühl, dass sie mich einengt. Am Ende der Liste füge ich dann die Dinge an, die nicht regelmäßig nötig sind. Dazu notiere ich mir alles, was während einer Woche leer geworden ist (und nicht ohnehin auf meiner Liste steht) und füge dann noch Dinge aus dem aktuellen Prospekt hinzu, die diese Woche besonders preiswert sind.
Koffer Packen für den Urlaub
Meine Mutter hat schon vor Jahrzehnten eine Checkliste zum Kofferpacken für den Urlaub erstellt. Wir sind eine große Familie und damit der Start in den Urlaub für uns alle nicht zu sehr zum Stress wurde, hat sie diese Liste erstellt und vervielfältigt. Die älteren Kinder durften anhand dieser Liste ihren Koffer selbst packen. Für jede Person wurde die Liste einmal abgearbeitet. Diese Checkliste war handschriftlich auf einem DIN-A4-Blatt erstellt und wurde vor jedem Urlaub für die Familienmitglieder kopiert.
Vorbereitung einer Feier
Bei großen Familienfesten gibt es viele Dinge zu bedenken. Ein Raum muss organisiert werden, Tischdekoration, Speisen und Getränke. Eine Liste enthält die Gäste, die eingeladen werden sollen. Vielleicht gibt es ein Programm, Reden, Musik oder Beiträge der Gäste. Wer öfter solche Events organisiert, kann auch dafür eine Liste anlegen.
Umzug
In meinem Leben bin ich bereits häufiger umgezogen und die Aufgaben sind jedes Mal die gleichen. Sie teilen sich in drei Teile: Vor, während und nach dem Umzug und betreffen entweder den alten oder den neuen Standort. Hier kann ich von den Erfahrungen profitieren, die andere Leute beim Umzug gemacht haben (und umgekehrt).
Um hier den Überblick zu behalten, habe ich eine App verwendet, die mir hilft, den Überblick zu behalten und die Aufgaben zu organisieren. Dieses Programm „Trello“ habe ich in einem anderen Blogbeitrag beschrieben. Besonders hilfreich ist hier die Möglichkeit, den Status „in Arbeit“ zwischenzuschalten, der eigentlich einer Checkliste widerspricht, aber bei langwierigen Prozessen wie einem Umzug real vorkommt.
Falls du das Ganze lieber auf Papier planst, findest du hier meine Umzugscheckliste auf 1 DIN-A4-Seite. Das Dokument darf gerne vervielfältigt und modifiziert werden.
Umzugscheckliste Word-Format – PDF-Format
Verhalten im Fall eines Computervirus
Aus dem beruflichen Umfeld kenne ich diese Checkliste, in der Schritt für Schritt beschrieben ist, wie ein Mitarbeiter sich zu verhalten hat, wenn sein Computer von einem Virus befallen ist – oder auch nur der Verdacht besteht.
Diese Liste beginnt mit Sofortaktionen, Maßnahmen zur Eindämmung, Entfernen der Schadsoftware sowie umfangreiche Nacharbeiten, u.a. Erkennen des Infektionswegs, technische Verbesserungen, Schulung der Mitarbeiter, Sicherstellung des Weiterbetriebs und Möglichkeiten, wie man verlorene Daten wiederherstellt.
Ein Teil dieser Checkliste liegt in Papierform an jedem PC-Arbeitsplatz (man sollte schließlich keine Geräte verwenden, die ggf. vom Virus befallen sind). Der zweite und größere Teil dieser Liste liegt bei den Fachleuten, die den Vorfall bearbeiten und beheben müssen. Diese Liste ist ein gutes Beispiel dafür, dass eine Checkliste das Wissen bereithält, das man hoffentlich nicht regelmäßig benötigt. Außerdem wird sie in einem Krisenfall eingesetzt, wo das Stresslevel ohnehin hoch ist und dadurch die Anfälligkeit für Fehler oder unvollständiges Abarbeiten besonders hoch sind.
Fazit
Im Flugverkehr und in der Medizin helfen Checklisten jeden Tag, Leben zu retten und zu bewahren. Aber auch im normalen Alltag, im Beruf wie im Haushalt oder beim Hobby können Checklisten eine große Erleichterung sein. In Notfällen geben Checklisten genau die Sicherheit, die man im Stress so sehr gebrauchen kann. Sie vereinfachen die Durchführung von immer gleichen Vorgängen, sie vereinheitlichen die Arbeitsweise im Team und sie speichern Informationen, gerade wenn diese nicht oft benötigt werden. Kurz gesagt: Checklisten sind das perfekte Hilfsmittel für komplexe Aufgaben in jeder Lebenssituation.