Wer kennt das nicht: das ewige Aufschieben von Aufgaben, die auf den ersten Blick einfach zu groß erscheinen, um damit anzufangen. Wie soll ich das bewältigen, wenn es nicht einmal eine vorgegebene Reihenfolge der Einzelschritte gibt? Seit einiger Zeit verwende dafür das Programm Trello, ein online Kanban-Board.
Das Prinzip „Kanban“
Aus der Zeit der Industrialisierung in Japan stammt dieser Begriff, der „Zettel“ oder „Kennzeichnung“ bedeutet. Mit Kanban Tafeln (Boards) hat man Arbeitsabläufe optimiert und die Beschaffung von Rohstoffen organisiert: Die Boards bestehen aus Karten, die individuelle Aufgaben oder Ideen repräsentieren. Diese kann ich in verschiedenen Spalten anordnen, um den Fortschritt zu verfolgen. Die Spalten können zum Beispiel „To-do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ heißen.
Auf einer Karte kann ich Notizen, Checklisten oder Termine eintragen. Verwende ich eine Software, kann ich auch Dateien anheften. Wenn ich das Board mit anderen Leuten teile, trage ich dort ein, wer für eine Karte verantwortlich ist.
Doch wie bringe ich dieses Prinzip jetzt in mein Büro, mein Homeoffice oder mein privates Umfeld? Dazu verwende ich eine Angebot im Internet, das ich von meinem PC oder Handy abrufen kann: Das Programm Trello.
Das Produkt – Trello
Nachdem ich mir einige Produkte angesehen habe, habe ich mich für Trello entschieden. Es gibt auch andere vergleichbare Lösungen, für privat habe ich ein kostenloses Angebot gesucht. Trello ist eine webbasierte Software, die ich in jedem Browser aufrufen kann.
Nachdem ich mich auf der Webseite https://trello.com/de angemeldet habe, ist der nächste Schritt, ein neues Board zu erstellen. Ich habe mir angewöhnt, für jede große Aufgabe eine eigene Tafel anzulegen. Wenn man mehrere Projekte gleichzeitig organisiert, kann das aber dazu führen, dass man den Überblick verliert.
Als nächstes richte ich die Spalten ein, in denen ich meinen Arbeitsablauf organisieren möchte. Dabei orientiere ich mich am Vorschlag, minimal die Kategorien „offene Aufgaben“, „in Arbeit“ und „erledigt“ einzurichten. Weitere Möglichkeiten sind z.B. „Ideen“.
Bei der Zusammenarbeit mit mehreren Leuten kann ich auch noch eine Spalte für „zu prüfen“ einrichten, damit mein Arbeitsergebnis noch von einer anderen Person freigegeben wird.
Stärken – was Trello kann
Trello hilft mir vor allem, den Überblick über komplexe Themen zu behalten, z.B. die Planung meines Umzugs oder die Vorbereitungen für eine Hochzeitsfeier. Dabei lege ich für jede Teilaufgabe eine Karte an, die neben der Überschrift und einem Text auch weitere Elemente enthalten kann:
In Checklisten kann ich eine Aufzählung von Unterpunkten organisieren, z.B. eine Liste von Leuten, die ich einladen möchte, oder drei Teilschritte für eine Aufgabe. Diese kann ich nach Erledigung abhaken.
Wenn ich für die Erledigung einer Aufgabe einen Termin vereinbart habe, dann kann ich mir diesen als „Frist“ eintragen, dann wird dieser gut sichtbar in der Übersicht der Karten angezeigt.
Wenn ich das Projekt mit mehreren Personen durchführe, dann können diese sich ebenfalls bei Trello anmelden und ich kann sie zu meinem Projekt hinzufügen. Unter dem Punkt „Mitglieder“ kann ich jetzt jede Teilaufgabe einer oder mehreren Personen zuordnen.
Jede Karte kann ich von einer Spalte zur anderen verschieben, z.B. wenn ich mit einer Aufgabe beginne oder diese abgeschlossen habe. Wenn sich die Priorität eines Arbeitsschritts ändert, kann ich die Karte auch innerhalb der Spalte weiter nach oben oder unten verschieben, so kann ich die dringendsten Aufgaben sofort erkennen.
Damit sind schon die wichtigsten Stärken von Trello beschrieben, die ich für meine privaten Projekte gerne einsetze.
Abgrenzung – wofür Trello nicht so gut geeignet ist
Obwohl Trello hervorragend für Projektmanagement auch im beruflichen Umfeld geeignet ist, gibt es doch klare Grenzen, wo der Einsatz keinen Sinn macht. Der große Vorteil von Kanban-Boards kann auch schnell zum Nachteil werden: die Flexibilität der Reihenfolge.
Wenn ich Projekte plane, die ein strenges Regiment erfordern statt einer große Flexibilität, dann verwende ich besser andere Programme für die Organisation.
Das kann der Fall sein, wenn ein enger Zeitplan besteht oder die Reihenfolge festgelegt ist, weil die Teilaufgaben von der Erledigung anderer Arbeitsschritte abhängig sind. Hier helfen Programme, die das sogenannte Wasserfallmodell umsetzen.
Für Gruppen von Leuten, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, ist Trello ebenfalls nur begrenzt sinnvoll, weil man leicht den Überblick verlieren kann wieviel Zeit jeder einzelne bereits für Aufgaben in anderen Projekten verplant hat. In diesem Fall wähle ich besser eine Software, die ausdrücklich „Multiprojektmanagement“ beherrscht.
Und zuletzt gilt, was ich auch in einer persönlichen Lebensregel für mich festgelegt habe: „Was weniger als fünf Minuten dauert, erledige sofort“ – oder anders formuliert: Es lohnt sich nicht, sehr kleine Aufgaben mit einer Software zu organisieren, es sei denn, ich habe den Überblick verloren und will in einer Hau-Ruck-Aktion einen Klaren Kopf oder Schreibtisch bekommen, indem ich alle Gedanken oder Post-It Notizen in einem Board zusammenfasse. Das sollte aber die Ausnahme bleiben.
Fazit
Trello ist hervorragend geeignet, kleine bis mittelgroße Projekte für mich allein oder mit wenigen Leuten zusammen zu planen. Besonders gut hilft es bei einer Vielzahl von Teilaufgaben, die keine feste Reihenfolge haben. Gute Beispiele sind die Planung einer größeren Feier oder die Organisation meines Umzugs. Wem das Produkt oder das Geschäftsmodell nicht gefällt, der findet im Internet auch etliche Alternativen von online Kanban Boards. Und jetzt wünsche ich dir viel Erfolg beim Erreichen deiner Ziele und Projekte!
Welchen Vorteil die Arbeit mit Checklisten hat und wie man selbst gute Checklisten erstellt, habe ich in einem anderen Blogartikel beschrieben.